Wybierając się na konferencję lub zebranie najczęściej udajemy się do biura lub innej siedziby firmy. Jeśli jednak trzeba zorganizować spotkanie dla dużej liczby osób może okazać się, że po prostu nie zmieszczą się w firmowej sali konferencyjnej. Organizowanie zebrania we własnej siedzibie wymaga też odpowiedniego przygotowania pomieszczenia. Trzeba też dysponować odpowiednim zapleczem technicznym. Często takim spotkaniom towarzyszy poczęstunek, należy więc jeszcze zadbać o catering. Wszystko to wymaga od organizatorów wiele zaangażowania. Na szczęście można skorzystać z wynajmu sali konferencyjnej i zlecić organizację spotkania biznesowego specjalistycznej, zewnętrznej firmie. Istnieją miejsca, które są przystosowane do organizacji eventów firmowych. Są to na przykład hotele.