Konferencje określane są jako zgromadzenie się od kilku do kilkunastu osób w celu odbycia dyskusji na wspólny temat. Można podzielić je na prasowe, polityczne, online, naukowe czy biznesowe. Organizacja każdego z wymienionych rodzajów konferencji wiąże się z szeregiem działań, które należy podjąć, aby ta okazała się sukcesem zarówno pod względem merytorycznym, jak i praktycznym.
W pierwszej kolejności każdy organizator konferencji powinien przygotować plan działania, wedle którego będzie postępował. Ten, powinien zawierać następujące informacje:
Bardzo ważną decyzją, którą będzie musiał podjąć organizator konferencji jest wybór miejsca. Musi ono spełniać wiele kryteriów użyteczności, aby sprostać wymaganiom wszystkich uczestników.
Pierwszym z nich jest liczba uczestników. Należy pamiętać o tym, aby każdy biorący w niej udział czuł się swobodnie. Niezadowolenie gościa może się również odbić na całościowym odbiorze konferencji. Hotel, w którym organizator planuje zorganizować konferencję musi dysponować dużą ilością miejsc parkingowych. Często uczestnicy konferencji przyjeżdżają z różnych, odległych zakątków w Polsce. Dlatego każdy z nich powinien mieć możliwość zostawienie swojego pojazdu, jak najbliżej hotelu.
Na koniec trzeba pomyśleć również o kwestiach typowo technicznych. Niezbędnym sprzętem w przypadku wystąpień prelegentów są mikrofony, nagłośnienie charakteryzujące się dobrą jakością, rzutnik do prezentacji oraz tablica interaktywna.
Jeśli konferencja zaplanowana jest na kilka kolejnych dni warto zadbać również o inne atrakcje dla uczestników oraz o ich możliwość odpoczynku. Nie samą pracą żyje człowiek, dlatego wybór miejsca, w którym będzie można jednocześnie poszerzyć swoją wiedzę i zrelaksować się będzie idealną opcją. Co więcej, dobra atmosfera na sali, tak samo jak pomieszczenie, w którym odbywa się szkolenie, ma znaczącą rolę w przyswajaniu informacji.
Wiele firm nie posiada odpowiedniego zaplecza na tego typu spotkania. W tym przypadku należy zastanowić się, czy wynajem sali konferencyjnej, spełniającej wszystkie oczekiwania, nie będzie bardziej opłacalnym rozwiązaniem. Przykładem takiej oferty jest w pełni wyposażona sala konferencyjna w hotelu GAL, który znajduje się na ul. Dworcowej 5, 33-100 Tarnów (Tel: 14 688 99 30). Z uwagi na to, że hotel znajduje się w samym centrum Tarnowa, w jego bezpośrednim sąsiedztwie znajdują się dworzec autobusowy i kolejowy, a także przystanki komunikacji publicznej, co ułatwi w wolnym czasie zwiedzanie miasta i transport do kolejnych miejsc na liście.
Organizując posiłki dla uczestników konferencji warto pamiętać, aby były one zamawiane ze sprawdzonych i zaufanych restauracji. Należy również dowiedzieć się, czy żaden z uczestników nie jest uczulony na gluten lub inny produkt spożywczy, nie jest wegetarianinem, bądź weganinem. Dobrym pomysłem może okazać się również ochrona zapewniająca wszystkim zaproszonym osobom poczucie bezpieczeństwa.
Jak donosi portal salebiznesowe.pl konferencje w hotelach były popularne już po lockdownie w 2020 roku. Zgodnie z zebranymi przez nich danymi w Polsce najwięcej jest hoteli, które organizowały na swoim terenie od 1 do 10 konferencji (aż 51,46%). Bardzo zaskakuje procent hoteli, w których zostało zorganizowane ponad 100 konferencji, bo jest to łącznie 2,33% obiektów, które wzięły udział w badaniu. Żadnej konferencji nie zorganizowało u siebie 16,37% hoteli.
Według serwisu e-hotelarz.pl organizowanie konferencji w hotelach staje się coraz popularniejsze. Z danych zebranych w lutym 2024 roku wynika, że w większości dużych polskich miast w porównaniu do poprzedniego roku odnotowano wzrost liczby konferencji odbywających się w hotelach. Największą różnicę można było zaobserwować w Krakowie, bo tam zmiana wynosiła aż 83% względem 2023 roku.
