Upgrade czy zmiana systemu ERP? 

Duże przedsiębiorstwa posiadające wiele działów mają często problemy z ich zarządzaniem, wynikające ze słabej komunikacji i braku wspólnej bazy danych. Jest to szczególnie widoczne w firmach zajmujących się produkcją. Problem ten rozwiązuje się korzystając z systemów ERP. Ciągły rozwój jednak sprawia, że raz wdrożony system może się okazać niewystarczający na pewnym etapie działalności, dlatego też przedsiębiorcy stają przed dylematem – przeprowadzić upgrade posiadanego systemu, czy wymienić go na inną wersję. W tym artykule omówimy te dwie opcje i postaramy się ułatwić wybór rozwiązania.

Jak działają systemy ERP?

Systemy ERP umożliwiają znacznie sprawniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem, szczególnie jeśli posiada ono wiele działów, wymagających odpowiedniego skomunikowania. System oparty jest na jednym serwerze, do którego dostęp mają wszystkie działy za pośrednictwem dedykowanej aplikacji. W ten sposób całe przedsiębiorstwo korzysta z jednej bazy danych i każdy dział ma dostęp do istotnych dla siebie informacji i dokumentów.

System ERP warto dobrać odpowiednio do profilu prowadzonej działalności, by wykorzystać wszystkie jego zalety. Poszukując najlepszego rozwiązania warto zajrzeć na stronę www.top10erp.pl, gdzie znajduje się ranking systemów ERP sprawdzonych w działaniu i polecanych przez inne firmy. Korzystanie z tego typu systemów usprawnia działanie całego przedsiębiorstwa oraz umożliwia wprowadzenie znaczących oszczędności.

Co zrobić, gdy system przestaje spełniać wymagania?

By korzystać w pełni z systemu ERP, musi on mieć ciągłe wsparcie producenta pod kątem aktualizacji, zarówno związanych z możliwościami, jak i kwestiami bezpieczeństwa. Gdy wybrany system traci wsparcie, może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa danych oraz funkcjonowania całej firmy. Również w przypadku rozwoju firmy, może się okazać, że system bez wsparcia producenta nie będzie w stanie spełnić wszystkich wymagań lub nie będzie posiadał nowych, niezbędnych funkcjonalności. Czasami zdarza się, że nawet przy wsparciu producenta system ERP nie może być wzbogacony o funkcje niezbędne dla firmy. W takiej sytuacji dokonać można upgrade systemu do jego nowszej lub wyższej wersji, posiadającej więcej możliwości rozwoju, lub wymiany systemu na nowy, pochodzący od innego dostawcy.

Kiedy upgrade systemu ERP ma sens?

Jeśli firma korzysta z systemu ERP, który posiada cały czas wsparcie producenta, warto dowiedzieć się, czy istnieje możliwość dołożenia dodatkowych funkcji do posiadanego oprogramowania. Często systemy takie projektowane są pod kątem konkretnych zastosowań, dlatego też możliwości ich rozwoju są ograniczone.

Warto w takiej sytuacji dowiedzieć się, czy producent umożliwia dokonanie upgrade do wyższej i bardziej rozwiniętej wersji. Ten sposób jest z pewnością najprostszym rozwiązaniem, ponieważ nie wymaga wdrażania systemu na nowo. Wystarczy prosta podmiana oprogramowania, która nie wstrzyma działalności firmy. Jeśli jednak wydawca oprogramowania nie oferuje możliwości upgrade, niezbędna będzie wymiana całego systemu.

Kiedy warto wymienić system ERP?

Gdy posiadany system ERP nie posiada funkcji niezbędnych dla firmy i nie ma możliwości dokonania upgrade, niezbędna staje się wymiana go na nowy. Taki zabieg należy zaplanować odpowiednio wcześniej, by nie doszło do przestojów w funkcjonowaniu firmy. Wdrożenie nowego systemu ERP wygląda identycznie jak w przypadku wdrażania poprzedniego systemu. Wiele firm umożliwia migrację bazy danych z dotychczasowego oprogramowania, by nie było konieczności ponownego wprowadzania wszystkich informacji i dokumentów. Idealnym rozwiązaniem jest wykorzystanie osobnego serwera do wdrożenia nowego systemu, ponieważ może ono być wtedy przeprowadzane bez konieczności przerywania cyklu produkcyjnego, a samo przepięcie systemu i uruchomienie nowych aplikacji na komputerach zajmie niewiele czasu.