Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Osoby, które prowadzą działalność gospodarczą, stają prędzej czy później przed koniecznością wyboru podmiotu, który zajmie się ich księgowością. Jakimi kryteriami powinien kierować się przedsiębiorca w tym procesie? Jak wybrać biuro rachunkowe, które spełni pokładane w nim oczekiwania?

Dokumenty i kwalifikacje

W świetle obowiązujących przepisów nie ma przeszkód, by dowolna osoba, niezależnie od posiadanych umiejętności i kwalifikacji, prowadziła biuro rachunkowe. W tym stanie rzeczy wszelkie dokumenty, które potwierdzają umiejętności osób, zatrudnionych do prowadzenia naszych ksiąg rachunkowych, powinny pozytywnie wpłynąć na podjęcie przez nas decyzji o nawiązaniu współpracy. Będzie to dotyczyło zarówno certyfikatów imiennych, które były niegdyś wydawane przez Ministerstwo Finansów, jak i na przykład obecnie obowiązujących licencji doradcy podatkowego.

Ubezpieczenie OC

Już od roku 2004 biura rachunkowe powinny posiadać polisę OC z tytułu wykonywanej działalności (podobny wymóg dotyczy też każdego z doradców podatkowych). Ważną kwestią jest nie tylko sam fakt posiadania przez dany podmiot ubezpieczenia, lecz również to, w jakim towarzystwie została wykupiona dana polisa oraz jaka jest wysokość sumy gwarancyjnej. Nie bez znaczenia jest też zakres ubezpieczenia - może on obejmować na przykład utratę dokumentacji, rozliczenia z ZUS czy KPiR.

Opłaty

Dla wielu przedsiębiorców koszt usług księgowych jest kluczowym kryterium przy wyborze biura rachunkowego. Trzeba jednak liczyć się z tym, że głównym składnikiem ceny są w przypadku podmiotów tego typu płace personelu; w związku z tym należy domniemywać, że wyjątkowo niski ich poziom charakteryzować będzie te biura, które z różnych względów nie ponoszą wysokich kosztów osobowych. Niestety, często jest to powiązane z niewielkimi kwalifikacjami zatrudnionych tam osób lub ich wysokim obciążeniem obowiązkami. Warto więc brać pod uwagę nie tyle samą cenę, lecz raczej stosunek jakości do kosztów usług księgowych.

Zakres usług, świadczonych przez biuro rachunkowe

Dobrej klasy podmioty, świadczące usługi w zakresie księgowości, takie jak na przykład Biuro Rachunkowe "BILANS+" w Sanoku, zajmują się często również prowadzeniem spraw kadrowych. Niektóre z nich są też wyspecjalizowane w pewnym zakresie czynności, na przykład w księgowości zarządczej. Przedsiębiorca powinien sam określić, czego oczekuje po działaniach biura rachunkowego, z którym chce podjąć współpracę oraz odpowiednio dobrać, na tej podstawie, podmiot, z którym podpisze ostatecznie umowę.

Przechowywanie dokumentacji oraz jej przekazywanie

Konieczność osobistego odbioru dokumentów z biura rachunkowego potrafi zniechęcić niejednego przedsiębiorcę do korzystania z usług danego podmiotu. Współcześnie standardem staje się doręczanie ich za pomocą poczty lub wręcz drogą elektroniczną. Kolejną ważną kwestią jest zagwarantowanie sobie przechowywania dokumentów przez biuro księgowe. Jest to niezwykle korzystne rozwiązanie - nie istnieje ryzyko uszkodzenia, zniszczenia lub zagubienia ważnej dokumentacji, a w razie kontroli jest ona łatwo dostępna dla pracowników Urzędu Skarbowego na podstawie udzielonego im pełnomocnictwa.